Hospital do Câncer, Diagnóstico PET CT, Saúde e Bem-estar - Amaral Carvalho - A Fundação

Manual de Avaliação e Qualificação do Fornecedor Externo

GLOSSÁRIO/SIGLAS/SIGNIFICADOS
AFE:
Autorização de Funcionamento da Empresa
ANVISA: Agência Nacional de Vigilância Sanitária
CAF: Central de Abastecimento e Fármacos
CNPJ: Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica
FAC: Fundação Amaral Carvalho
FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
FISPQ: Ficha de Segurança de Produtos Químicos
INSS: Instituto Nacional do Seguro Social
MEI: Microempreendedor Individual

1. INTRODUÇÃO
Este Manual visa estabelecer critérios para qualificação e avaliação de fornecedores, permitindo o conhecimento, expectativas e estratégias de negócios das partes.
A avaliação possibilita verificar a capacidade de um determinado fornecedor em prover insumos e serviços dentro dos requisitos exigidos no processo de qualidade.

2. OBJETIVO
O objetivo deste Manual é a melhoria contínua, visando à transparência, estabelecendo padrões e processos para qualificação e avaliação dos fornecedores, para a excelência na assistência aos pacientes e clientes da Fundação Dr. Amaral Carvalho.
Neste Manual consta a descrição dos procedimentos adotados pela Fundação, para que o fornecedor atue em parceria com a Fundação Dr. Amaral Carvalho, por meio de uma gestão orientada pela excelência operacional, do fornecimento de serviços e/ou insumos adequados, além do atendimento à legislação e à Política de Avaliação e Qualificação de Fornecedores.

3. APLICABILIDADE
Aplica-se a todos os processos de qualificação e avaliação dos fornecedores do Hospital Amaral Carvalho.

4. RESPONSÁVEL
4.1. GESTÃO DE SUPRIMENTOS

A Gestão de Suprimentos tem como objetivo gerar resultados por meio de aquisições de bens e serviços através de parceiros idôneos com a melhor relação custo x benefício, de menor risco, dentro dos prazos e qualidade esperados.
Os Departamentos vinculados a Gestão de Suprimentos, tem como atividades o cadastro de fornecedores, gestão do nível de serviço e de não conformidades, homologação de fornecedores de insumos e/ou serviços, bloqueio e descredenciamento, acompanhamento, comunicação com fornecedores, qualificação, desenvolvimento de novos fornecedores, visitas técnicas e avaliação dos parceiros.
Todos os setores que realizam a Gestão de Suprimentos se encontram submetidos à Diretoria Administrativa Financeira, que acompanha o desenvolvimento dos mesmos, são eles:
• Departamento de Compras
• Almoxarifado
• Central de Abastecimento e Fármacos (CAF)
• Central de Consignados
• Controle de Estoques
• Padronização e Desvio de Qualidade

4.1.1. Departamento de Compras
Responsável pela operacionalização do processo de negociação e aquisição de bens e serviços utilizados na Fundação Dr. Amaral Carvalho.
 
4.1.2. Almoxarifado
Responsável pelo recebimento, preparação para armazenamento e distribuição dos produtos utilizados em todos os setores da Fundação Dr. Amaral Carvalho.

 
4.1.3. Central de Abastecimento e Fármacos (CAF)
Responsável pela etiquetagem, estocagem e armazenamento dos medicamentos, além de realizar a manutenção deste estoque e distribuição para os setores.


4.1.4. Central de Consignados
Responsável pelo armazenamento, separação e distribuição das órteses, próteses e materiais especiais, para Central de Kits.

4.1.5. Controle de Estoques
Responsável pelo controle do estoque e planejamento de compras de todos os insumos hospitalares, bem como pela emissão das devidas solicitações ao Departamento de Compras, garantindo que não ocorram faltas de insumos ou compras em excesso. O setor também é responsável em conjunto com a Contabilidade pelos inventários, visando validação dos saldos dos estoques e a manutenção dos mesmos sempre que necessário.


4.1.6. Padronização e Desvio de Qualidade
Responsável por investigar e notificar os desvios de qualidade dos produtos, solicitar parecer técnico, solicitar restituição do produto, bem como de realizar os testes de produtos que sejam de interesse da Comissão de Padronização tornar de uso padrão na Fundação Dr. Amaral Carvalho.

5. PROCEDIMENTOS
5.1. RELACIONAMENTO COM OS FORNECEDORES
A base do relacionamento com os fornecedores são o aprendizado e parceria,  com os quais existir um vínculo comercial. A troca de experiências proporciona um rico conhecimento para as práticas de gestão, com previsão das demandas, menores estoques, diminuição de interrupção de abastecimento, redução de custos, o que resulta no bom atendimento aos pacientes e clientes.
São exigidas dos fornecedores, com base nas legislações, as documentações de habilitação necessárias, dentre outras cabíveis.
O objetivo da habilitação especifica é captar e selecionar fornecedores idôneos no mercado, além de garantir a qualidade dos produtos e serviços adquiridos a serem utilizados no HAC.
Para os medicamentos o objetivo ainda é identificar a situação dos candidatos quanto à regularidade junto aos órgãos que se ocupam da avaliação do risco e da qualidade, auxiliando a regulamentação sanitária nacional. Todos os fornecedores em contato com a Fundação Dr. Amaral Carvalho deverão, portanto, respeitar as legislações sanitárias vigentes no país.
Para aprovação da qualificação de um novo fornecedor e/ou manutenções dos documentos de fornecedores, são solicitados os seguintes documentos para análise e avaliação, sendo obrigatório os sinalizados com asterisco (*):

5.1.1. Serviços de Terceiros

• Cartão de CNPJ atualizado*
• Certidão Negativa de Débitos Federais - Previdência (INSS)
• Certidão Negativa de Débitos Municipais
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais
• Certidão de Recolhimento do FGTS
• Contrato Social e Alterações ou Certificado MEI
• Certidão do Ministério do Trabalho
• Certificado de Responsabilidade Técnica*
• Regime Tributário
• Alvará da Licença de Localização e Funcionamento*
• Alvará da Vigilância Sanitária*
• Ficha de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ) (se aplicável)*
• Para os serviços de Engenharia, Equipamentos Médicos, Manutenções e Calibrações
• Todos os itens acima mencionados;
• Carta de exclusividade do fornecedor e fabricante*
• Comprovante Habilitado do Responsável Técnico, que executará o serviço*
• Habilitação do fornecedor no Conselho Regional Respectivo
• Fornecedor do ramo de atuação
• Certidão de Regularidade Técnica*
• Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos.
Para a contratação de serviços de Lavanderia, Limpeza e Engenharia Clínica (manutenção em equipamentos) considerados como essenciais, é necessário a apresentação do Plano de Contingência da empresa para a continuidade dos serviços.

5.1.2. Material Médico e Consignados

• Cartão de CNPJ atualizado*
• Certidão Negativa de Débitos Federais - Previdência (INSS)
• Certidão Negativa de Débitos Municipais
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais
• Certidão de Recolhimento do FGTS
• Contrato Social e Alterações ou Certificado MEI
• Certidão do Ministério do Trabalho
• Manual de Boas Práticas de Fabricação e/ou de Armazenagem
• Certificado de Responsabilidade Técnica*
• Certidão de Regularidade Técnica*
• Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos
• Alvará da Vigilância Sanitária*
• Autorização de Funcionamento da Empresa (AFE)*
• Regime Tributário
• Cartas de exclusividade ou declarações originais ou autenticadas de autorização de comercialização de produtos emitidas pelos detentores dos Registros da ANVISA para os produtos comercializados pela empresa*

5.1.3. Material Geral de Consumo e Permanentes e Equipamentos

• Cartão de CNPJ atualizado*
• Certidão Negativa de Débitos Federais - Previdência (INSS)
• Certidão Negativa de Débitos Municipais
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais
• Certidão de Recolhimento do FGTS
• Contrato Social e Alterações ou Certificado MEI
• Licença da Vigilância Sanitária (se aplicável)*
• Autorização de Funcionamento da Empresa (AFE)*
• Regime Tributário
• Habilitação especifica, serão determinadas pelo Setor responsável, de acordo com as especificidades do objeto da compra;
• Carta de exclusividade do fornecedor e fabricante (se aplicável)*

5.1.4. Alimentos / Nutrição:

• Cartão de CNPJ atualizado*
• Certidão Negativa de Débitos Federais - Previdência (INSS)
• Certidão Negativa de Débitos Municipais
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais
• Certidão de Recolhimento do FGTS
• Contrato Social e Alterações ou Certificado MEI
• Certidão do Ministério do Trabalho
• Manual de Boas Práticas de Fabricação e/ou de Armazenagem
• Certificado de Responsabilidade Técnica (para dieta enteral)*
• Certidão de Regularidade Técnica. Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos. (para dietas enteral)*
• Alvará da Vigilância Sanitária*
• Alvará de Licença de localização e funcionamento*
• Regime Tributário

5.1.5. Medicamentos e Correlatos

• Cartão de CNPJ atualizado*
• Certidão Negativa de Débitos Federais - Previdência (INSS)
• Certidão Negativa de Débitos Municipais
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais
• Certidão de Recolhimento do FGTS
• Contrato Social e Alterações ou Certificado MEI
• Certidão do Ministério do Trabalho
• Manual de Boas Práticas de Fabricação, de Armazenagem e Distribuição
• Certificado de Responsabilidade Técnica*
• Certificado de registro dos produtos no Ministério da Saúde (ANVISA)*
• Licença da Vigilância Sanitária*
• Regime Tributário
• Autorização de Funcionamento da Empresa (AFE)*
• Atestado de capacidade
• Certidão de Regularidade Técnica*
• Laudos de controle de qualidade devem acompanhar os produtos;
• Cartas de exclusividade ou declarações originais ou autenticadas de autorização de comercialização de produtos emitidas pelos detentores dos Registros da ANVISA para os produtos comercializados pela empresa*

5.2. ENTREGA E/OU ENVIO DOS DOCUMENTOS
Todas as documentações devem ser entregues no Departamento de Compras ou enviadas por email para o endereço eletrônico, compras.neto@amaralcarvalho.org.br, em formato PDF.
Há também a opção de cadastro através da ferramenta de marketplace, APOIO COTAÇÕES, que realiza o controle das documentações e disponibilizam as cotações para participação das empresas cadastradas pelo sistema.

5.3. ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA
A análise da documentação técnica é realizada pela Equipe de Padronização e Departamentos usuários e responsáveis técnicos, respectivamente.
As empresas somente serão habilitadas a fornecer o produto ou serviço após análise e aprovação da documentação solicitada e devidamente apresentada.
Havendo necessidade de visitas aos fornecedores, será realizado o agendamento junto ao setor responsável pela análise.

5.4. REALIZAÇÃO DE VISITAS A FORNECEDORES
A realização de visitas a fornecedores faz parte do programa de qualidade da Equipe Suprimentos do HAC, para qualificação de fornecedores. O foco é conhecer as potencialidades, as restrições do fornecedor e os serviços prestados a terceiros.
A qualidade de um produto começa na aquisição dos insumos e dos materiais de embalagem dentro de suas especificações, em boas condições, nas quantidades certas e dentro do prazo de validade. Importante afirmar que essa avaliação só termina a partir do recebimento do produto na Instituição.
Neste sentido, as visitas serão planejadas pela Equipe da área de Suprimentos, que elaborará um cronograma de visitas.


5.5. VISITAS DE FORNECEDORES AO HAC
A visita de fornecedores à FAC só será permitida por meio do Setor de Compras, nos dias e horários previamente agendados.
Fornecedores só poderão ter acesso a outros Setores do Hospital com autorização prévia e expressa, com identificação, e acompanhamento de um Comprador.
Fornecedores de materiais de consumo e de materiais de engenharia hospitalar deverão agendar as visitas previamente com o setor de Compras e Engenharia Hospitalar, respectivamente.
Fornecedores dos demais materiais deverão agendar suas visitas junto aos profissionais membros do setor de Compras, conforme disponibilidade dos mesmos.
Prestadores de serviços de Engenharia Clínica, Engenharia Civil, Lavanderia e Limpeza, Tecnologia da Informação, deverão realizar visitas/manutenções acompanhados do responsável da área de atuação.

5.6. OBRIGAÇÕES DO FORNECEDOR
São obrigações do fornecedor:
• Não fornecer nenhum equipamento, material ou serviço que seja solicitado por funcionários de outra área que não Suprimentos, salvo em situações emergenciais e/ou fora do horário comercial, pois o setor de Compras é a única área autorizada oficialmente a negociar todo tipo de compra ou contratação, com exceção dos casos designados pela Superintendência;
• Não alterar qualquer condição no Pedido de Compra ou contrato por solicitação de outra pessoa que não o responsável do setor de Compras;
• O único documento para formalizar uma negociação e seu respectivo pagamento é o Pedido / Nota Fiscal / Contrato / Acordo Comercial;
• Entregar os produtos com prazo de validade de no mínimo 08 (oito) meses ou superior, sendo de prazo inferior se comprometer a realizar a troca através de Carta de Comprometimento de Troca;
• Ter o conhecimento das legislações aplicáveis a sua empresa ou ramo de atividade e atendê-las;
• Manter regular e fornecer quando solicitado, toda documentação exigida;
• Fornecer informações imediatas na confirmação do pedido sobre quaisquer mudanças;
• Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número do Pedido de Compra ou Cotação Aprovada;
• Atender o Hospital Amaral Carvalho em suas necessidades de volumes e data acertadas em pedido de compra ou cotação, respeitando as condições comerciais;
• Comprometer-se com a responsabilidade social e meio ambiente;
• Manter sempre um funcionário capacitado para dar suporte e orientações a operação comercial e técnica;
• Responder prontamente as solicitações dos colaboradores do Hospital quanto ao follow-up de entrega dos produtos e/ou serviços;
• Retornar propostas ou contratos dentro do prazo estabelecido;
• Manter devidamente atualizado seu cadastro junto ao Hospital;
• Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações técnicas ou não, pertinentes ao fornecimento, de propriedade do Hospital, sobretudo acerca de dados pessoais, os quais deverão ser utilizados estritamente para atender às finalidades para as quais forem fornecidos.
• A utilização da marca/logotipo
  É vedado aos fornecedores da Fundação Dr. Amaral Carvalho e/ou Hospital Amaral Carvalho, utilização da marca/logotipo. Autorizações eventuais serão concedidas mediante análise prévia e por escrito.

5.7. PADRONIZAÇÃO DE PRODUTOS E TESTES DE AMOSTRAS

A seleção dos produtos a serem utilizados na Fundação Dr. Amaral Carvalho, é realizada pela Comissão de Padronização.
A Comissão de Padronização analisa o perfil qualitativo e financeiro dos produtos, a indicação dos produtos a serem utilizados nos pacientes e apresentam os estudos científicos quando houver, para garantir a qualidade do atendimento assistencial.
Desse modo, os produtos selecionados passam a constituir a lista de padronização da Fundação Dr. Amaral Carvalho.
A revisão da lista de padronização é contínua, podendo ocorrer por meio de demandas levadas à Comissão de Padronização.
Documentos necessários para Padronização:

5.7.1. Documentos do produto
• Ficha técnica / bula do medicamento / laudos / estudos clínicos
Informações do produto (monografia técnica, forma farmacêutica, embalagem secundaria e primaria, via de administração, temperatura de conservação, estabilidade, informação se o material acompanha acessório).
• Denominação comum brasileira (DCB), denominação do fármaco ou princípio farmacologicamente ativo aprovado pelo órgão federal responsável pela vigilância sanitária (lei n°9.787/1999);
• Código de barras ou data matrix (informação)
Informação se o produto é identificado com código de barras ou data matrix e se essa informação é na embalagem do produto unitário ou apenas na caixa de embarque;
• Registro ANVISA  / ministério da saúde do produto
• Código e valor SIMPRO ou BRASÍNDICE (informação);
• Proposta comercial / valor do medicamento
Proposta enviada pela empresa com valor de cada produto, prazo de pagamento, prazo de entrega e frete referente aos produtos que serão testados;

5.7.2. Documentos da empresa / fornecedor / fabricante
• Licença de funcionamento – vigilância sanitária
Licença de funcionamento da empresa, emitida pela Vigilância Sanitária Municipal ou Estadual, do exercício vigente;
• Alvará de funcionamento – ANVISA
Autorização de funcionamento da empresa, expedida pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária - ANVISA, de acordo com o disposto nos art. 1º e 2º da Lei 6.360/76;
• Certificado de regularidade técnica
Certificado de regularidade técnica do ano em exercício.
• Boas práticas de fabricação
Certificado de Boas Práticas de Fabricação por linha de produção/produto, expedido de Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Para produtos fabricados no exterior, deverá ser apresentado a Certificação de Boas Práticas de Fabricação, expedido pela autoridade sanitária do país de origem do produto e/ou da ANVISA, inclusive em caso de terceirização do processo produtivo. O documento, no caso de ser emitido pela autoridade sanitária do país de origem do produto deverá estar consularizado e devidamente traduzido por tradutor juramentado;
• Boas práticas de armazenamento e distribuição
Certificado de Boas Práticas de Armazenamento e Distribuição, expedido de Agência Nacional de Vigilância Sanitária.
• Carta de credenciamento como distribuidor
Em caso de empresas distribuidoras: Declaração de Credenciamento como distribuidora junto à empresa detentora do registro do produto, explicitando o produto objeto da avaliação.

5.8. RECEBIMENTO DE AMOSTRAS GRÁTIS OCORRERÁ NA SEGUINTE SITUAÇÃO
Com a finalidade de testar produtos padronizados, de marcas ainda não utilizadas no HAC:
A primeira análise documental e financeira será realizada pelo Departamento de Compras, que em seguida deverá encaminhar os documentos e laudos referentes ao produto para o Departamento de Padronização que fará a análise dos registros, encaminhará e acompanhará os testes e apresentará toda documentação e resultado para Comissão e Padronização.
As empresas cujos produtos forem aprovados e que estejam incluídos na lista de padronização do Hospital estão aptas a participarem do processo de compras, referente ao produto aprovado no HAC.

5.9. COMPRA DE MATERIAIS, MEDICAMENTOS, PRODUTOS E SERVIÇOS
5.9.1. Compra de materiais, medicamentos, produtos
A compra de materiais, medicamentos e demais produtos, utilizados na Fundação Dr. Amaral Carvalho, seguem o determinado pela Comissão de Padronização.
As compras são realizadas de forma centralizada no Departamento de Compras, cujas cotações são realizadas através do sistema APOIO COTAÇÔES e por e-mail para fornecedores, que não possuem cadastro em sistema. É realizada a análise da melhor cotação apresentada, considerando custo x benefícios, qualidade e marcas padronizadas.
Os contratos de fornecimentos de produtos também são negociados pelo Departamento de Compras e formalizados através de contratos, estabelecendo as condições para sua execução, em conformidade com os termos da proposta a que se vinculem.

5.9.2. COMPRA DE SERVIÇOS
Os contratos/compra de prestação de serviços são realizados conforme necessidade da Fundação Dr. Amaral Carvalho, e são negociados em geral pelo Departamento de Compras, salvo aqueles que demandam especificidades, como por exemplo, contratos de serviços médicos e laboratórios terceirizados.
As condições comerciais estabelecidas são formalizadas através de contratos, ou ordens de serviço, estabelecendo as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da proposta a que se vinculem.
Para a compra de serviços são considerados custo, benefícios e qualidade, na tomada de decisão.

Nota: A Fundação Dr. Amaral Carvalho poderá rejeitar, no todo ou em parte, fornecimento, serviço ou obra que, a seu juízo, esteja em desacordo com as condições propostas ou contrato.

5.10. ENTREGA DOS PRODUTOS
É fundamental o respeito às diretrizes da ANVISA, Ministério da Agricultura, Ministério da Saúde, CNEN e outros órgãos que estabelecem a produção, armazenagem e transporte de materiais, medicamentos e insumos.
Importante observar a pontualidade na entrega, bem como atender as quantidades e materiais especificados.


5.10.1. Horários para entrega:
Segunda a quinta-feira, das 07:00 às 12:00hs e 13:00 às 17:00 horas
Sexta-feira, das 07:00 às 12:00hs e 13:00 às 16:00 horas
Os locais de entrega são informados no pedido de compra e, em geral, são centralizados aos seguintes locais de entrega:
• ALMOXARIFADO: Rua Rui Barbosa, nº 394, Chácara Braz Miraglia – Jaú.
• COZINHA (Produtos de Nutrição Refrigerados e Hortifrúti): Rua General Isidoro, nº 515, Chácara Braz Miraglia – Jaú.                                 
• Canal de Comunicação para entrega do produto:
Em caso de dúvidas e esclarecimentos, entrar em contato no telefone: (14) 3602-1200 ramal 1502.

5.11. AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES
A avaliação dos fornecedores é realizada periodicamente, segundo os seguintes critérios:

5.11.1.  Materiais e Medicamentos


• Documentações/Certificações
• Intercorrências
• Prazo de pagamento
• OTIF
• Preço
• Qualidade (Avarias)
• Lote/Validade
• Veículo/Motorista
• Embalagem/Acondicionamento
• Etiqueta Nacionalizada
• Quantidade Correta
• Temperatura Adequada
• Atendimento
• Centralização

5.11.2. Alimentos

• Documentações/Certificações
• Intercorrências
• Prazo de Pagamento
• OTIF
• Qualidade do produto
• Lote/Validade
• Temperatura
• Lacre
• Veículo/Motorista
• Uniforme/Identificação
• Pontualidade

5.11.3. Serviços

• Documentações/Certificações
• Intercorrências
• Prazo de pagamento
• Preço
• Flexibilidade
• Disponibilidade
• Cordialidade
• Recursos/Conhecimento Técnico
• Uniforme/Identificação
• Serviço conforme especificação
• Serviço dentro do prazo
• Itens de segurança

5.11.4. Funcionais e Consignados

• Documentações/Certificações
• Intercorrências
• Prazo de Pagamento
• OTIF
• Atendimento
• Preço
• Centralização

5.11.5.  Outros
• Instalações técnica avaliada
• Organização
• Limpeza
• Pessoal

O processo de avaliação dos fornecedores será realizado através da análise das condições de Atendimento, Qualidade, Conformidade e Visita Técnica. 
• A avaliação do Atendimento é realizada no sistema eletrônico de cotações;
• A avaliação da Visita Técnica é realizada através da visita presencial e deverá ser preenchido o Formulário de Visita Técnica.
• A avaliação da Qualidade e Conformidade é realizada no ato do recebimento do produto por meio de “Formulário de Avaliação”.
A Notificação da Ocorrência tem por fim que o fornecedor solucione as não conformidades, no prazo de 30 dias, para nova avaliação.
A reincidência em baixa pontuação por 03 (três) vezes, em um intervalo 06 meses, será apresentada para a Comissão de Avaliação de Fornecedores, que analisará e tomará a decisão sobre a conduta da Instituição em relação ao Fornecedor.

6. HISTÓRICO DE REVISÃO

Nº REVISÃO DATA ALTERAÇÃO
00 03/2020 Elaboração do documento
01  08/2020 Revisão do conteúdo

 

ELABORAÇÃO REVISÃO APROVAÇÃO

Wagner Luis Ribeiro
Gestão de Estoque

Maria Estela Incao Custódio
CAF

Tancredo Mazzei Neto
Compras

Juliana Toniatti Agostinho
Padronização

Erica G. Ribeiro de Oliveira
Padronização

Vanessa de Moraes
Hospitalidade

Madge Patricia B. Storti
Unid. Disp. de Medicamentos Geral

Maria de Fátima F. Aikawa
Engenharia Clínica

Carlos Zoega Marotti
Engenharia e Manutenção Predial

Elaine Sancinetti Borniotti
Financeiro

Marcilene de Fátima Granado
Controller
José Antonio Barata de Almeida Bueno
Diretoria Administrativa e Financeira